O que é um arquivo PDF?

por Lina Thorne • Atualizado 16/05/2025 · Publicado na categoria Edição de PDF

Nas últimas décadas, o PDF se tornou um dos formatos de arquivo mais populares utilizados em diversos setores. Se você já comprou um e-book, preencheu um formulário de imposto interativo ou precisou enviar um currículo pela Internet, provavelmente já se deparou com esse formato. Se você possui um computador ou um smartphone, há uma grande chance de já ter baixado um PDF pelo menos uma vez na vida.

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Mas o que é um arquivo PDF? Você já se perguntou sobre isso?

Aqui, você vai aprender tudo o que precisa saber sobre PDF. Você não apenas vai descobrir o que é, quando e por que usá-lo, mas também vai entender exatamente como criar, abrir e editar arquivos PDF.

O que é um arquivo PDF?

Quando um arquivo possui a extensão .pdf, isso significa que ele é um arquivo PDF, sigla para Portable Document Format (Formato de Documento Portátil). Esse formato versátil permite compartilhar documentos importantes sem se preocupar com alterações indesejadas. Além disso, é possível abrir e visualizar arquivos PDF em praticamente qualquer dispositivo, independentemente do sistema operacional. E você só vai precisar de um navegador para isso! Isso torna a troca e o armazenamento de documentos extremamente fáceis.

Quem criou o PDF?

O PDF foi criado pela Adobe. O Dr. John Warnock iniciou o Projeto Camelot em 1991; esse foi o começo da revolução do papel para o digital. O objetivo de Warnock era facilitar o processo de digitalização de documentos. Ele queria criar um formato que permitisse o envio de versões digitais para qualquer lugar, que pudessem ser visualizadas e impressas em qualquer máquina. O Projeto Camelot levou à criação do PDF, que levou cerca de um ano para ser desenvolvido por Warnock.

Algumas décadas depois, o PDF se tornou um dos formatos mais utilizados no mundo. Em 2008, ele foi padronizado como ISO 32000.

Por que você deveria usar PDF

O PDF é um formato bastante versátil e oferece diversos benefícios – não é à toa que é amplamente utilizado em muitos setores diferentes. Um arquivo PDF pode conter não apenas texto e imagens, mas também links, áudio e vídeo, gráficos, vetores, lógica de negócios, formulários preenchíveis, botões etc. É por isso que o PDF é incrivelmente versátil.

Como você deve saber, o MS Word também é comumente utilizado para trabalhar com documentos. No entanto, arquivos do Word apresentam alguns desafios quando se trata de compartilhamento. Em primeiro lugar, arquivos do Word só podem ser abertos e visualizados utilizando o próprio MS Word. Isso significa que o destinatário do seu arquivo precisa ter esse software. Em segundo lugar, os arquivos do Word são feitos para serem editados. Eles podem ser visualizados e modificados com o mesmo programa. Portanto, qualquer coisa no seu arquivo do Word pode ser alterada sem que você saiba. Em terceiro lugar, a formatação original nem sempre é mantida perfeitamente devido à natureza facilmente editável dos arquivos do Word.

O PDF aborda essas três questões:

PDF significa Formato Portátil de Documento (Portable Document Format), então uma de suas principais vantagens é que ele é… isso mesmo, muito portátil! Isso significa que você pode compartilhar arquivos PDF com facilidade, rapidez e sem se preocupar que alguma informação seja corrompida. Além disso, é possível abrir e visualizar um arquivo PDF usando um navegador. Claro, existe software específico para trabalhar com PDFs, e você pode obtê-lo facilmente. Mas não é necessário. Portanto, não importa qual software o destinatário use, ele conseguirá visualizar seus documentos.
Os arquivos PDF são feitos principalmente para visualização. É difícil editar um PDF, porque, basicamente, um PDF é composto por imagens. Isso mesmo: você está vendo imagens das páginas. Quando você trabalha com um arquivo do Word, são páginas reais nas quais você pode digitar com facilidade. Mas quando um arquivo do Word é convertido para PDF, essas páginas viram imagens. Para editar um PDF, você precisará de um software especial avançado — e poucas pessoas realmente têm acesso a isso. Portanto, o conteúdo dos seus documentos estará seguro.
Outro benefício do PDF é que ele preserva a formatação original. Assim, você não precisará se preocupar com isso. Seus arquivos vão parecer exatamente como você planejou — sempre.

Vamos dar uma olhada em alguns outros benefícios do PDF:

Preserva tanto os dados quanto a formatação. O formato PDF geralmente mantém todos os dados presentes no arquivo original — mesmo quando você precisa combinar gráficos, textos e planilhas em um único arquivo PDF. Por exemplo, se você salvar sua planilha do Excel como PDF, todos os dados serão preservados.
O PDF é extremamente seguro. Você pode definir uma senha caso esteja preocupado com o fato de o destinatário ter softwares avançados para editar PDFs. Por exemplo, é possível proibir a edição e a cópia do conteúdo por meio de uma senha. Além disso, é possível eliminar dados ocultos e também redigir informações sensíveis, removendo-as de forma permanente.
Digitalizar documentos em papel é fácil. Depois de escanear documentos físicos, você pode salvar suas versões digitais como PDFs, resultando em arquivos pesquisáveis que também são fáceis de compartilhar e armazenar. Além disso, essa tecnologia utiliza reconhecimento óptico de caracteres (OCR), o que significa que, com o software adequado, você poderá editar e comentar nas versões digitalizadas.
O PDF é universalmente compatível. A grande maioria dos navegadores modernos suporta esse formato. Você pode ler arquivos PDF em dispositivos com Windows, Mac, Linux, iOS e Android. Além disso, Macs e iPhones já vêm com aplicativos integrados que permitem visualizar PDFs e até fazer pequenas alterações.

Para que os arquivos PDF geralmente são usados?

Agora que você já sabe por que deve usar o formato PDF, vamos ver em quais situações pode ser necessário utilizar arquivos nesse formato versátil. O PDF é geralmente usado para:

Compartilhar documentos

É melhor optar pelo formato PDF quando você precisa enviar ou compartilhar qualquer tipo de documento online, especialmente se forem extremamente importantes – como contratos, acordos ou documentos legais – e contiverem informações confidenciais. O PDF oferece o nível de segurança necessário graças à proteção por senha e à dificuldade de edição. Esse formato também é ideal para formulários preenchíveis, pois os destinatários poderão inserir informações apenas nos campos vazios, sem alterar o restante do conteúdo. Você também deve optar pelo PDF se precisar não apenas compartilhar, mas também imprimir seus documentos.

Manter a formatação

Mesmo que você confie no destinatário e saiba que ele não fará alterações no seu arquivo, isso não significa que nada de errado possa acontecer. Infelizmente, arquivos do Word ou Excel podem ser corrompidos. Se você criou um e-book ou manual que deseja compartilhar com seus seguidores mais fiéis ou vender online, certifique-se de que ele esteja em PDF. Usando o PDF, você garante que o conteúdo, o layout e toda a formatação do arquivo permaneçam intactos.

Criar um portfólio fácil de compartilhar

O PDF não só mantém a formatação original, como também preserva a alta qualidade de imagens e vídeos. Além disso, permite juntar e dividir páginas com facilidade. Por exemplo, se você é designer ou fotógrafo, pode reunir seus melhores trabalhos em um único documento PDF e enviá-lo a clientes em potencial ao oferecer seus serviços ou apresentar uma proposta. Outro ponto positivo é que os arquivos PDF não ocupam muito espaço, então você não terá problemas para armazenar e compartilhar seu portfólio. O PDF também é amplamente utilizado para currículos e cartas de apresentação.

Naturalmente, esses são apenas alguns exemplos. O PDF possui uma ampla variedade de aplicações.

Como criar um arquivo PDF

É extremamente fácil criar um PDF. Na verdade, isso pode ser feito de várias maneiras diferentes.

Se você tiver o Adobe Acrobat, que é frequentemente usado para trabalhar com PDFs, veja o que você precisa fazer:

Abra o Adobe Acrobat, depois vá em Ferramentas > Criar PDF.
Selecione a opção necessária para criar um PDF. Por exemplo, você pode criar um único arquivo PDF importando um arquivo .txt ou .docx. Também é possível criar um PDF a partir de uma digitalização.
Dependendo da sua escolha, clique em Criar ou Avançar e siga as instruções para converter em PDF.

É isso!

Se você criou um documento no MS Word, MS Excel ou MS PowerPoint, vá em Arquivo > Salvar como Adobe PDF, e uma cópia do seu documento será salva como um arquivo PDF.

O terceiro método é usar a caixa de diálogo de impressão. Suponha que você tenha uma imagem que deseja converter rapidamente para PDF. Basta abrir a imagem desejada, clicar com o botão direito sobre ela e selecionar a opção Imprimir. Na janela de impressão, escolha a opção Salvar como PDF. Alternativamente, se você não tiver uma impressora conectada ao seu dispositivo, apenas verifique se o formato Adobe PDF está selecionado e clique em Imprimir. Em vez de imprimir, sua imagem será salva como um PDF.

Por fim, você pode usar um navegador para criar um arquivo PDF. Abra a página da web ou o e-mail que deseja salvar. Clique com o botão direito sobre ela e selecione Salvar como PDF. A maioria dos navegadores populares oferece essa opção. Mas, se você não a encontrar, pode tentar o método anterior.

Como visualizar arquivos PDF

Primeiramente, há uma grande chance de que o seu computador abra o arquivo PDF diretamente em um navegador. Além disso, se você estiver usando o Microsoft Edge, é possível escrever algo no documento PDF ou destacar um trecho do texto. No entanto, vale lembrar que, dependendo do navegador, o arquivo PDF pode ser aberto imediatamente ou pode ser necessário fazer o download primeiro.

Outra forma de abrir e visualizar um arquivo PDF é utilizando o Adobe Acrobat Reader, que pode ser mais prático para leitura de PDFs. Não é possível definir uma senha usando apenas o navegador – isso só é possível no Adobe Acrobat e em outros programas semelhantes. Na versão gratuita do Adobe Acrobat, também é possível fazer anotações nos PDFs, destacar trechos, buscar conteúdos e adicionar assinaturas digitais. O programa pode ser usado em uma ampla variedade de dispositivos, pois está disponível tanto para desktop quanto para dispositivos móveis.

Como editar PDFs

Abrir e visualizar arquivos PDF não exige muito esforço. Adicionar alguns elementos novos a um arquivo PDF também pode ser relativamente fácil. Por exemplo, é possível preencher um formulário interativo diretamente no navegador ou na versão gratuita do Adobe Acrobat. Se você precisar escrever algo em um PDF, isso pode ser feito no Microsoft Edge, no Adobe Acrobat Reader ou no Preview, que é um aplicativo pré-instalado nos dispositivos MacOS. Por fim, se quiser aumentar a proteção dos seus arquivos, é possível adicionar uma marca d’água ao PDF usando um aplicativo online gratuito.

No entanto, editar o conteúdo já existente é um desafio. A melhor maneira de fazer isso é adquirir o Adobe Acrobat Pro. Esse software permite reorganizar páginas, fazer alterações no texto já existente, adicionar e remover elementos, entre outras funções. Essa é a melhor escolha porque o Adobe Acrobat Pro garante que a formatação fique exatamente como você deseja. Assim, seus arquivos terão uma aparência profissional e impecável.

Outra forma de editar um PDF é usar o Microsoft Word. No entanto, isso só é possível nas versões mais recentes do Word. E, o mais importante, esse método funciona melhor com arquivos PDF que contenham muito texto e uma formatação simples. Isso porque o Word nem sempre mantém a formatação original com precisão. Para que um arquivo PDF seja editado, ele deve ser convertido para o formato do Word primeiro. Por exemplo, se o seu PDF contiver muitas imagens e tiver um fundo verde-claro, há uma grande chance de que, após a conversão, o fundo fique branco e algumas imagens sejam posicionadas de forma incorreta. Mais detalhes aqui – Como editar um PDF no Word.

Existem alguns aplicativos online que permitem converter arquivos PDF para formatos editáveis (por exemplo, converter PDF para JPG) ou fazer alterações básicas em arquivos PDF. Mas é importante lembrar que eles nem sempre produzem bons resultados, e alguns aplicativos gratuitos podem ter limitações.

Encerrando

O PDF é utilizado em uma variedade surpreendentemente ampla de setores diferentes. É possível encontrar documentos legais, contratos, formulários preenchíveis, e-books e até portfólios nesse formato. Ele é compatível com praticamente todos os navegadores, dispositivos e sistemas operacionais. Na maioria dos casos, você nem precisa de um software especial para ler arquivos PDF. Agora que você já sabe o que é um arquivo PDF e conhece o básico, poderá aproveitá-los ao máximo.