Was ist eine PDF-Datei?

von Lina Thorne • Aktualisiert 15.6.2025 · Gepostet in der Kategorie PDF-Bearbeitung

In den letzten Jahrzehnten hat sich PDF zu einem der beliebtesten Dateiformate entwickelt, das in verschiedenen Branchen eingesetzt wird. Wenn Sie jemals ein E-Book gekauft, ein interaktives Steuerformular ausgefüllt oder einen Lebenslauf über das Internet verschickt haben, sind Sie wahrscheinlich schon auf dieses Format gestoßen. Wenn Sie einen Computer oder ein Smartphone besitzen, ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass Sie mindestens einmal in Ihrem Leben eine PDF-Datei heruntergeladen haben.

Aber was ist eine PDF-Datei? Haben Sie sich das jemals gefragt?

Hier erfahren Sie alles, was Sie über PDF wissen müssen. Sie lernen nicht nur, was es ist, wann und warum Sie es verwenden sollten, sondern auch, wie genau Sie PDFs erstellen, öffnen und bearbeiten können.

Was ist eine PDF-Datei?

Wenn eine Datei die Endung .pdf hat, handelt es sich um eine PDF-Datei. Was bedeutet PDF? PDF ist die Abkürzung für Portable Document Format. Dieses vielseitige Format ermöglicht es Ihnen, wichtige Dokumente zu teilen, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass sie bearbeitet werden. Darüber hinaus können Sie PDF-Dateien auf fast jedem Gerät öffnen und ansehen, unabhängig von dessen Betriebssystem. Und Sie benötigen dafür nur einen Browser! Das macht den Austausch und die Speicherung von Dokumenten unglaublich einfach.

Wer hat PDF erfunden?

PDF wurde von Adobe entwickelt. Dr. John Warnock gründete 1991 das Camelot-Projekt; es war der Beginn der Revolution vom Papier zum Digitalen. Warnocks Ziel war es, den Prozess der Digitalisierung von Dokumenten zu vereinfachen. Er wollte ein Format schaffen, das es ermöglicht, digitale Versionen überallhin zu senden sowie auf jedem Gerät anzuzeigen und auszudrucken. Das Camelot-Projekt führte zur Entwicklung von PDF, wofür Warnock etwa ein Jahr benötigte.

Einige Jahrzehnte später ist PDF zu einem der am weitesten verbreiteten Formate der Welt geworden. Im Jahr 2008 wurde es als ISO 32000 standardisiert.

Warum Sie PDF verwenden sollten

Was heißt PDF in der Praxis? Es ist ein äußerst vielseitiges Format mit zahlreichen Vorteilen – kein Wunder, dass es in vielen verschiedenen Branchen so weit verbreitet ist. Eine PDF-Datei kann nicht nur Text und Bilder enthalten, sondern auch Links, Audio und Video, Grafiken, Vektoren, Geschäftslogik, ausfüllbare Formulare, Schaltflächen usw. Deshalb ist PDF unglaublich vielseitig.

Wie Sie vielleicht wissen, wird auch MS Word häufig für die Arbeit mit Dokumenten verwendet. Allerdings bringen Word-Dateien beim Teilen einige Herausforderungen mit sich. Erstens können Word-Dateien nur mit MS Word geöffnet und angezeigt werden. Das bedeutet, dass der Empfänger Ihrer Word-Datei über diese Software verfügen muss. Zweitens sind Word-Dateien zum Bearbeiten vorgesehen. Sie können tatsächlich mit derselben Software angezeigt und bearbeitet werden. Daher kann alles in Ihrer Word-Datei ohne Ihr Wissen geändert werden. Drittens wird die ursprüngliche Formatierung aufgrund der leicht bearbeitbaren Natur von Word-Dateien nicht immer perfekt beibehalten.

PDF löst alle drei dieser Probleme:

1. PDF steht für Portable Document Format, einer seiner Hauptvorteile ist also, dass es… ja, sehr portabel ist! Das bedeutet, dass Sie PDF-Dateien einfach, schnell und ohne Sorgen, dass Informationen beschädigt werden könnten, teilen können. Außerdem können Sie eine PDF-Datei mit einem Browser öffnen und anzeigen. Natürlich gibt es spezielle Software für die Arbeit mit PDFs, die Sie leicht bekommen können. Aber sie ist nicht notwendig. Egal, welche Software Ihr Empfänger hat, er wird Ihre Dokumente lesen können.
2. PDF-Dateien sind hauptsächlich zum Betrachten gedacht. Es ist schwierig, PDFs zu bearbeiten, denn im Wesentlichen besteht ein PDF aus Bildern. Ja, Sie sehen Bilder von Seiten. Wenn Sie mit einer Word-Datei arbeiten, gibt es tatsächliche Seiten, auf denen Sie einfach tippen können. Aber wenn eine Word-Datei in PDF konvertiert wird, werden ihre Seiten in Bilder umgewandelt. Sie benötigen spezielle fortgeschrittene Software, um PDF zu bearbeiten, und nur sehr wenige Menschen haben diese tatsächlich. Der Inhalt Ihrer Dokumente bleibt also sicher.
3. Ein weiterer Vorteil von PDF ist, dass es die ursprüngliche Formatierung beibehält. Sie müssen sich also keine Sorgen darüber machen. Ihre Dateien werden genau so aussehen, wie Sie es beabsichtigt haben, egal was passiert.

Werfen wir einen Blick auf einige weitere Vorteile von PDF:

• Bewahrt sowohl die Daten als auch die Formatierung. Das PDF-Format bewahrt in der Regel alle Daten, die in der Originaldatei vorhanden sind; selbst wenn Sie Grafiken, Text und Tabellen in einer PDF-Datei kombinieren müssen. Wenn Sie beispielsweise Ihre Excel-Tabelle als PDF speichern, bleiben alle Daten erhalten.
• PDF ist extrem sicher. Sie können ein Passwort festlegen, falls Sie befürchten, dass der Empfänger über fortgeschrittene Software zum Bearbeiten von PDFs verfügt. Beispielsweise können Sie das Bearbeiten und Kopieren des Inhalts mit Hilfe eines Passworts verbieten. Darüber hinaus können Sie versteckte Daten entfernen sowie vertrauliche Informationen schwärzen und damit dauerhaft entfernen. Erfahren Sie mehr in unserem Artikel über das Schützen von PDFs.
• Die Digitalisierung von Papierdokumenten ist einfach. Sobald Sie Papierdokumente scannen, können Sie deren digitale Versionen als PDFs speichern und erhalten so durchsuchbare Dateien, die auch leicht zu teilen und zu speichern sind. Darüber hinaus wird in diesem Format die optische Zeichenerkennung (OCR) verwendet, was bedeutet, dass Sie mit der richtigen Software Ihre gescannten Versionen bearbeiten und kommentieren können.
• PDF ist universell kompatibel. Die große Mehrheit der modernen Browser unterstützt dieses Format. Sie können PDF-Dateien auf Windows, Mac, Linux, iOS und Android-Geräten lesen. Außerdem haben Mac und iPhones tatsächlich eingebaute Apps, mit denen Sie PDFs anzeigen und kleinere Änderungen vornehmen können. Außerdem haben Mac und iPhones eingebaute Apps, mit denen Sie PDFs anzeigen und kleinere Änderungen vornehmen können.

Wofür werden PDF-Dateien normalerweise verwendet?

Jetzt, da Sie wissen, warum Sie PDF verwenden sollten, werfen wir einen Blick darauf, wann Sie Dateien in diesem vielseitigen Format benötigen könnten. PDF wird normalerweise verwendet, um:

Dokumente zu teilen

Es ist besser, das PDF-Format zu wählen, wenn Sie Dokumente aller Art online senden oder teilen müssen, insbesondere wenn sie äußerst wichtig sind – z. B. Verträge, Vereinbarungen, Rechtsdokumente – und vertrauliche Informationen enthalten. PDF kann dank Passwortschutz und der Tatsache, dass es schwer zu bearbeiten ist, das erforderliche Sicherheitsniveau bieten. Dieses Format eignet sich auch hervorragend für ausfüllbare Formulare, da die Empfänger nur in die leeren Felder Informationen eingeben können, ohne den restlichen Inhalt zu ändern. Sie sollten sich auch für PDF entscheiden, wenn Sie Ihre Dokumente nicht nur teilen, sondern auch drucken müssen.

Formatierung beibehalten

Selbst wenn Sie dem Empfänger vertrauen und sicher wissen, dass er keine Änderungen an Ihrer Datei vornehmen wird, bedeutet das nicht, dass nichts Schlimmes passieren kann. Leider können Word- und Excel-Dateien beschädigt werden. Wenn Sie ein E-Book oder ein Handbuch erstellt haben, das Sie mit Ihren treuesten Followern teilen oder online verkaufen möchten, stellen Sie sicher, dass es im PDF-Format vorliegt. Durch die Verwendung von PDF stellen Sie sicher, dass der Inhalt, das Layout und die gesamte Formatierung Ihrer Dateien intakt bleiben.

Ein leicht teilbares Portfolio erstellen

PDF kann nicht nur die ursprüngliche Formatierung, sondern auch die hohe Qualität von Bildern und Videos beibehalten. Darüber hinaus können Sie Seiten einfach zusammenführen und aufteilen. Wenn Sie beispielsweise Designer oder Fotograf sind, können Sie Ihre besten Arbeiten einfach in einem einzigen PDF-Dokument zusammenfassen, das Sie dann an Ihre Traumkunden senden können, wenn Sie Ihre Dienste anbieten oder eine Idee vorstellen. Das Tolle daran ist auch, dass PDF-Dateien nicht viel Speicherplatz beanspruchen, sodass Sie keine Probleme beim Speichern und Teilen Ihres Portfolios haben werden. PDF wird auch häufig für Lebensläufe und Anschreiben verwendet.

Natürlich sind diese Beispiele nur die Spitze des Eisbergs. PDF hat vielfältige Anwendungsmöglichkeiten.

Wie erstellt man eine PDF-Datei?

Es ist unglaublich einfach, eine PDF-Datei zu erstellen. Tatsächlich kann dies auf verschiedene Weisen geschehen.

Wenn Sie Adobe Acrobat haben, das häufig für die Arbeit mit PDFs verwendet wird, müssen Sie Folgendes tun:

1. Öffnen Sie Adobe Acrobat und gehen Sie dann zu Werkzeuge > PDF erstellen.
2. Wählen Sie die gewünschte Option zum Erstellen einer PDF. Sie können beispielsweise eine einzelne PDF-Datei erstellen, indem Sie eine .txt- oder .docx-Datei importieren. Es ist auch möglich, eine PDF aus einem Scan zu erstellen.
3. Klicken Sie je nach Ihrer Wahl auf Erstellen oder Weiter und folgen Sie dann den Anweisungen zur Konvertierung in PDF.

Das war’s!

Wenn Sie ein Dokument in MS Word, MS Excel oder MS PowerPoint erstellt haben, gehen Sie zu Datei > Speichern als Adobe PDF, und eine Kopie Ihres Dokuments wird als PDF-Datei gespeichert.

Die dritte Methode ist die Verwendung des Druckdialogs. Nehmen wir an, Sie haben ein Bild, das Sie schnell in PDF konvertieren möchten. Öffnen Sie einfach das gewünschte Bild, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie die Option Drucken. Wählen Sie im Druckdialog die Option Als PDF speichern. Alternativ können Sie, wenn kein Drucker mit Ihrem Gerät verbunden ist, einfach sicherstellen, dass das Adobe PDF-Format ausgewählt ist, und auf Drucken klicken. Anstatt zu drucken, wird Ihr Bild als PDF gespeichert.

Schließlich können Sie einen Browser verwenden, um eine PDF-Datei zu erstellen. Öffnen Sie die Webseite oder die E-Mail, die Sie speichern möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Als PDF speichern. Die meisten gängigen Browser bieten diese Option an. Falls Sie sie nicht sehen, können Sie die vorherige Methode ausprobieren.

Wie betrachtet man PDFs?

Zunächst einmal besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Computer Ihre PDF-Datei in einem Browser öffnet. Darüber hinaus können Sie tatsächlich etwas auf Ihrem PDF-Dokument schreiben oder Text darin markieren, wenn Sie MS Edge verwenden. Bitte beachten Sie jedoch, dass Ihre PDF-Datei je nach Browser sofort geöffnet wird oder Sie sie zuerst herunterladen müssen.

Eine weitere Möglichkeit, eine PDF-Datei zu öffnen und anzuzeigen, ist die Verwendung von Adobe Acrobat Reader, der möglicherweise bequemer zum Lesen von PDFs ist. Sie können mit einem Browser kein Passwort festlegen – das ist nur in Adobe Acrobat und ähnlichen Programmen möglich. In der kostenlosen Version können Sie auch PDFs annotieren, Text markieren, den Inhalt durchsuchen sowie digitale Signaturen hinzufügen. Es kann auf einer Vielzahl von Geräten verwendet werden, da es nicht nur eine Desktop-, sondern auch eine mobile Version gibt.

Wie bearbeitet man PDFs?

Es erfordert nicht viel Aufwand, PDFs zu öffnen und anzuzeigen. Das Hinzufügen neuer Elemente zu einer PDF-Datei kann auch recht einfach sein. Beispielsweise können Sie ein interaktives Formular direkt in Ihrem Browser oder in der kostenlosen Version von Adobe Acrobat ausfüllen. Wenn Sie etwas auf ein PDF schreiben müssen, können Sie das in Microsoft Edge, Adobe Acrobat Reader oder Preview tun, einer vorinstallierten App auf MacOS-Geräten. Wenn Sie schließlich den Schutz Ihrer Dateien erhöhen möchten, können Sie ein PDF mit Wasserzeichen versehen mit einer kostenlosen Wasserzeichen-App.

Allerdings ist das Bearbeiten bereits vorhandener Inhalte eine Herausforderung. Der beste Weg dazu ist der Kauf von Adobe Acrobat Pro. Diese Software ermöglicht es Ihnen, Seiten neu anzuordnen, Änderungen am vorhandenen Text vorzunehmen, neue Elemente hinzuzufügen und zu entfernen usw. Dies ist die beste Wahl, weil Adobe Acrobat Pro sicherstellt, dass die Formatierung genau so aussieht, wie Sie es möchten. Ihre Dateien werden also großartig und professionell aussehen.

Eine andere Möglichkeit, ein PDF zu bearbeiten, ist die Verwendung von Microsoft Word. Dies ist jedoch nur mit einer der neueren Versionen von MS Word möglich. Und, was noch wichtiger ist, diese Methode funktioniert am besten nur mit PDF-Dateien, die viel Text und eine einfache Formatierung haben. Das liegt daran, dass MS Word die ursprüngliche Formatierung nicht immer gut beibehält. Damit eine PDF-Datei bearbeitet werden kann, muss sie zunächst in eine Word-Datei konvertiert werden. Nehmen wir an, Ihre PDF-Datei enthält viele Bilder und hat einen hellgrünen Hintergrund. Es besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass nach der Konvertierung der Hintergrund weiß wird und einige Bilder falsch platziert werden.

Es gibt einige Online-Apps, mit denen Sie PDFs entweder in bearbeitbare Dateiformate konvertieren (z. B. PDF in JPG konvertieren) oder grundlegende Änderungen an PDF-Dateien vornehmen können. Bitte beachten Sie jedoch, dass sie nicht immer gute Ergebnisse liefern und einige kostenlose Apps Einschränkungen haben können.

Zusammenfassung

PDF wird in einer erstaunlich großen Bandbreite verschiedener Branchen eingesetzt. Sie können Rechtsdokumente, Verträge, ausfüllbare Formulare, E-Books und sogar Portfolios in diesem Format finden. Es ist mit nahezu allen Browsern, Geräten und Betriebssystemen kompatibel. Sie benötigen in den meisten Fällen nicht einmal spezielle Software, um PDFs zu lesen. Jetzt, da Sie wissen, was eine PDF-Datei ist und alle Grundlagen kennen, können Sie das Beste aus Ihren PDF-Dateien herausholen.